埼玉大学では、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン (実施基準)」(令和3年2月1日改正　文部科学大臣決定)を踏まえ、本学における公的研究費の管理・運営を適正に実施するために、責任と権限の明確化、不正防止対応、相談・通報窓口の設置などを行っています。また、それらを関係者すべてに対して周知するなどの啓発活動を行い、公的研究費の不正使用防止に取り組んでいます。

国立大学法人埼玉大学

機関内の責任体系の明確化

「国立大学法人埼玉大学における研究費不正使用防止基本方針」及び「国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則」において次のとおり、公的研究費の管理責任体制を定めています。

最高管理責任者・・・埼玉大学長

　　本学における研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止に関し最終責任を負う。

統括管理責任者・・・総務・財務・施設担当理事

　　最高管理責任者を補佐し、本学における研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止に関し
　　本学全体を統括する。

コンプライアンス推進責任者・・・部局長

　　各部局における研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止に関し実質的な権限と責任を有する。

• 国立大学法人埼玉大学における研究費不正使用防止基本方針
• 国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則
• 埼玉大学における公的研究費の運営・管理のイメージ図

適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

ルールの明確化・統一化

経費の執行等に関するルールは、「会計関係諸規則等」を参照してください。

職務権限の明確化

経費の執行等に関する権限と責任は、「研究費の不正使用防止対応責任分担表」のとおりです。

関係者の意識向上

本学教職員等が遵守すべき「国立大学法人埼玉大学における研究者等の行動規範」を策定しています。
また、研究費の不正使用を事前に防止するために、研究費の運営及び管理に関わる全ての教職員に対しコンプライアンス教育を実施しています。さらに、教職員等に対して研究費の不正使用を起こさせない組織風土形成に向けた啓発活動を展開しています。

告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備と運用の透明化

「国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則」において、通報の受付窓口、調査方法及び処分等の処置を明確にしています。

• 会計関係諸規則等
• 研究費の不正使用防止対応責任分担表
• 国立大学法人埼玉大学における研究者等の行動規範
• 国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則

不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

「国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則」及び「国立大学法人埼玉大学研究費不正使用防止推進室要項」に基づき、全学的観点から研究費の不正使用の防止を推進するため、研究費不正使用防止推進室を設置し、総括管理責任者と同推進室において「埼玉大学における研究費不正使用防止計画」を策定し、各部局は推進室と連携・協力しつつ、防止計画を実施しています。

• 国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則
• 国立大学法人埼玉大学研究費不正使用防止推進室要項
• 埼玉大学における研究費不正使用防止計画

研究費の適正な運営・管理活動

発注・検収業務における当事者以外の者によるチェック体制の整備

発注者以外の者が検収業務を実施することとし、納品検収センターによる納品確認体制を整備しています。

• 物品等の納品確認体制フロー図

不正取引業者への対応

• 国立大学法人埼玉大学物品購入等契約に係る取引停止等の取扱基準

旅費・謝金等確認体制

• 旅費確認体制フロー図
• 謝金等確認体制フロー図

情報発信・共有化の推進

使用ルール等の相談窓口

会計事務処理についての相談窓口は、次のとおりです。
埼玉大学財務部財務課
TEL　048-858-3014
e-mail : zaimu-soumu[at]gr.saitama-u.ac.jp（[at]は半角記号@に直してお送りください）

通報受付窓口

不正に係る情報の通報受付窓口は、次のとおりです。
埼玉大学総務部総務課
TEL　048-858-3005　　FAX　048-858-9057
e-mail : soumu[at]gr.saitama-u.ac.jp（[at]は半角記号@に直してお送りください）

＊＊＊＊通報に関するご注意＊＊＊

①受付通報内容	物品購入に係る架空請求、不当な旅費の請求など不正使用の存在を思料する方からの通報を受け付けます。
②通報の方法等	通報は、封書、ファクシミリ、電子メール、電話又は面談により受け付けます。 通報にあたっては、その事実について十分な調査を行うため、実名によることとし、お知らせいただく内容は「研究費の不正使用についての通報届様式」（excel　pdf）を参照してください。
③通報者の保護	通報者は、通報を行ったことを理由に、不利益な取扱を受けることはありません。　ただし、調査の結果、悪意に基づく通報であったと判明した場合は、氏名の公表、懲戒処分、刑事告発その他必要な措置を行うことがあります。
④通報者の協力	当該通報事案について調査を行うにあたって、通報者に対して協力を求める場合があります。

モニタリング体制の整備・実施

内部監査体制

本学における研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止等に関する監査は、監査室及び国立大学法人埼玉大学内部監査規則第7条第2項に規定する学長が命じる監査員が実施します。

内部監査の実施

監査室や監査員は、研究費不正使用防止推進室等との連携により、研究活動上の不正発生要因を把握し、それに応じた効果的かつ実効性のある監査を行います。また、監事及び会計監査人と連携を強化した監査を行います。