公的研究費の不正使用防止への取組

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埼玉大学における公的研究費の不正使用防止への取組

埼玉大学においては、平成19年2月の「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン (実施基準)」(文部科学大臣決定)を受け、本学における公的研究費の管理・運営を適正に実施するために、責任と権限の明確化、不正防止対応、相談・通報窓口の設置などを行いました。また、それらを関係者すべてに対し、周知することにより公的研究費の不正使用防止に取組みます。

国立大学法人埼玉大学

機関内の責任体系の明確化

「埼玉大学公的研究費不正使用防止基本方策」及び「国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則」において次のとおり、公的研究費の管理責任体制を定めました。

◎最高管理責任者・・・埼玉大学長
本学における研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止に関し最終責任を負うとともに、統括管理責任者及び部局責任者が責任を持って研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮しなけ ればならない。

◎統括管理責任者・・・総務・財務担当理事
最高管理責任者を補佐し、本学における研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止に関し本学全体を統括する。

◎部局責任者・・・部局長
各部局における研究費の運営及び管理並びに研究費の不正使用の防止に関し実質的な権限と責任を有する。
研究費の運営及び管理体制イメージ図

適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

  1. ルールの明確化・統一化
    研究費の執行に関するルールを公表しています。
    経費の執行等に関係する会計関係諸規則ハンドブックはここを参照して ください。
  2. 職務権限の明確化
    研究費の不正防止対応責任分担表
    会計事務処理についての相談窓口は、次のとおりです。
    埼玉大学財務部財務課
    TEL 048−858−3014  FAX 048−858−3679
    e-mail : zaimu-soumu@ml.saitama-u.ac.jp
  3. 関係者の意識向上
    埼玉大学における研究者等の行動規範」を策定しました。
  4. 調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用の透明化
    「国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則」において、通報の受付窓口、調査方法及び措置を規定しました。また、懲戒に関しては「国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則」、「国立大学法人埼玉大学教職員就業規則」及び「国立大学法人埼玉大学非常勤教職員就業規則」に規定されています。

不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

「国立大学法人埼玉大学における研究費の不正使用の防止等に関する規則」及び「国立大学法人埼玉大学研究費不正使用防止推進室要項」に基づき、全学的観点から研究費の不正使用の防止を推進するため、研究費不正使用防止推進室を設置し、同推進室 において研究費不正使用防止計画を策定しました。

研究費の適正な運営・管理活動

  1. 発注・検収業務における当事者以外の者によるチェック体制の整備
    「国立大学法人埼玉大学分任経理責任者及び補助者に関する定め」を改正し、研究者(予算管理者)に1契約100万円未満までの発注権限を付与し、また必ず発注者以外の者が検収業務を実施することを規定し、平成20年1月から実施しました。
    物品等の納品確認体制フロー図
  2. 不正取引業者への対応
    「国立大学法人埼玉大学物品購入等契約に係る取引停止等の取扱基準」を制定しました。
  3. 旅費・謝金等確認体制
    旅費確認体制フロー図
    謝金等確認体制フロー図

情報の伝達を確保する体制の確立

  1. 使用ルール等の相談窓口の設置状況
    会計事務処理についての相談窓口は、次のとおりです。
    埼玉大学財務部財務課
    TEL 048−858−3014  FAX 048−858−3679
    e-mail : zaimu-soumu@ml.saitama-u.ac.jp
  2. 通報受付窓口の設置状況
    不正に係る情報の通報受付窓口は、次のとおりです。
    埼玉大学総務部総務課
    TEL 048−858−3005  FAX 048−858−3677
    e-mail : soumu@ml.saitama-u.ac.jp

    ****通報に関するご注意***
    @受付通報内容
    物品購入に係る架空請求、不当な旅費の請求など不正使用の存在を思料する方から の通報を受け付けます。
    A通報の方法等
    通報は、封書、ファクシミリ、電子メール、電話又は面談により受け付けます。
    通報にあたっては、その事実について十分な調査を行うため、実名によることとし、お知らせいただく内容は「研究費の不正使用通報届様式」(excel pdf)を参照してください。
    B通報者の保護
    通報者は、通報を行ったことを理由に、不利益な取扱を受けることはありません。 ただし、調査の結果、悪意に基づく通報であったと判明した場合は、氏名の公表、懲戒処分、刑事告発その他必要な措置を行うことがあります。
    C通報者の協力
    当該通報事案について調査を行うにあたって、通報者に対して協力を求める場合があります。

モニタリングの在り方

  1. モニタリング体制の整備状況
    不正使用防止推進室と監査室は監事及び会計監査人と連携し、大学全体の視点からモニタリングを行い実態把握に努め、必要に応じてルールの見直しと説明会等を随時開催し不正防止の徹底を図ります。
  2. 機関全体からの監査体制の整備状況
    監査室は、研究費不正使用防止推進室等との連携により、研究活動上の不正発生要因を把握し、それに応じた効果的かつ実効性のある監査を行います。また、監事及び会計監査人と連携を強化した監査を行います。